Cómo crear una plantilla de Online Check-in en MrGG
La función Online Check-in forma parte del MrGG guest guide y le permite recopilar con antelación la información necesaria de los huéspedes, como datos personales, datos del documento de identidad, información de contacto y campos adicionales.
A través de esta plantilla puede definir qué huéspedes deben completar el formulario, si se requiere una copia del documento, qué tipos de documentos se aceptan, así como qué campos deben mostrarse y cuáles deben ser obligatorios.
Esto ayuda a automatizar el registro, preparar el check-in con antelación y cumplir con los requisitos locales de registro de huéspedes.
Pasos para crear una plantilla de Online Check-in
1. Crear una nueva plantilla
Abra la sección Online Check-in en el menú de MrGG. Haga clic en el botón Add para crear una nueva plantilla. Se abrirá una ventana Create Check-in Template.
Introduzca la siguiente información:
• Template Name – nombre de la plantilla
• Description – breve descripción del formulario
Luego haga clic en Create Template para crear la plantilla.
2. Completar la información básica
Después de crear la plantilla, verá la sección Basic Information.
Aquí puede:
• editar Template Name
• añadir o modificar Description
Por ejemplo, puede utilizar un texto que indique a los huéspedes que completen el formulario antes de su llegada. Después de realizar los cambios, haga clic en Save.
3. Configurar General Settings
En la sección General Settings puede determinar qué huéspedes deben completar el formulario de check-in.
El campo Required Guests permite elegir:
• Main Guest Only – solo el huésped principal
• All Adult Guests – todos los huéspedes adultos
• All Guests (including children) – todos los huéspedes, incluidos los niños
Aquí también puede establecer:
• Adult Legal Age – la edad mínima considerada como adulto, por ejemplo 18 años
Esto es útil si desea que el sistema distinga claramente qué huéspedes deben completar obligatoriamente el formulario.
4. Solicitar copia del documento
En la sección General Settings puede activar la opción:
• Require Document Copy
Cuando esta opción está activada, se pedirá a los huéspedes que suban una copia o foto de su documento de identidad durante el proceso de online check-in.
Esto es adecuado si existe un requisito legal para recopilar documentos de registro o si desea mayor seguridad durante el check-in.
5. Seleccionar los tipos de documentos aceptados
En la sección Accepted Document Types puede definir qué documentos aceptará el formulario.
Las opciones disponibles incluyen:
• Passport (International) – pasaporte
• ID Card (National) – documento de identidad
• Driving License – licencia de conducir
Para cada tipo de documento puede definir de qué países será aceptado:
• All Countries – todos los países
• EU (European Union) – solo países de la Unión Europea
• Individual Countries – países seleccionados
Esto le permite especificar qué documentos son válidos según sus requisitos. Después de realizar la configuración, haga clic en Save.
6. Configurar Personal Details Fields
En la sección Personal Details Fields puede seleccionar qué datos personales se recopilarán de los huéspedes.
Para cada campo tiene dos opciones:
• Show – si el campo debe mostrarse
• Mandatory – si el campo debe ser obligatorio
Campos de ejemplo que puede configurar:
• First Name
• Last Name
• Middle Name
• Gender
• Date of Birth
• Place of Birth
• Nationality
De esta manera puede crear un formulario que recopile exactamente la información que necesita. Después de realizar los cambios, haga clic en Save.
7. Configurar Documentation Fields
En la sección Documentation Fields puede definir qué datos del documento deben solicitarse.
Aquí también puede establecer para cada campo:
• Show
• Mandatory
Campos de ejemplo:
• Document Type
• Document Number
• Issuing Country
• Date of Issue
• Date of Expiry
• Visa Type
• Visa Number
• Visa Expiry Date
• Purpose of Visit
Esto es útil si necesita documentación más detallada de los huéspedes. Después de realizar la configuración, haga clic en Save.
8. Configurar Contact Details Fields
En la sección Contact Details Fields puede seleccionar qué información de contacto se recopilará.
Campos de ejemplo:
• Street Address
• City
• ZIP / Postal Code
• State / Province
• Country of Residence
• Email Address
• Phone Number
Para cada campo puede definir si debe mostrarse y si debe ser obligatorio.
Por ejemplo, el correo electrónico y el número de teléfono pueden ser obligatorios si desea mantener comunicación directa con los huéspedes. Después de realizar la configuración, haga clic en Save.
9. Configurar Extra Information
En la sección Extra Information (Main guest only) puede seleccionar campos custom adicionales que se mostrarán solo para el huésped principal.
Campos de ejemplo de la reserva pueden incluir:
• enlace al check-in
• información sobre llaves
• plaza de aparcamiento
• código de la caja fuerte
• otros campos personalizados
Aquí también puede seleccionar:
• Show
• Mandatory
Esto es útil si desea recopilar información adicional específica de una propiedad o del proceso de check-in. Después de realizar la configuración, haga clic en Save.
10. Seleccionar las propiedades
En la sección Assigned Listings seleccione para qué propiedades se utilizará esta plantilla de online check-in.
Puede:
• añadir todas las propiedades
• añadir solo propiedades seleccionadas
• eliminar propiedades de la plantilla
De esta manera puede utilizar diferentes plantillas de check-in para distintos tipos de propiedades o diferentes mercados.
📹 Vea el video a continuación para ver todo el proceso paso a paso.
<YouTube video is coming>
Qué es recomendable incluir en el Online Check-in
Para que el formulario sea útil y eficiente, se recomienda incluir:
• los datos personales básicos de los huéspedes
• datos del documento de identidad
• teléfono y correo electrónico
• requisito de documento si es necesario
• restricción de edad para huéspedes adultos
• campos custom adicionales según su proceso
Un Online Check-in bien configurado ayuda a ahorrar tiempo durante la llegada de los huéspedes y reduce la necesidad de recopilar información manualmente.
💡 Consejo
Si tiene un requisito legal de registrar a todos los huéspedes adultos, seleccione All Adult Guests, establezca Adult Legal Age según las regulaciones locales y active Require Document Copy cuando sea necesario.
Esto hará que el proceso sea más fiable y completo.