Как да създадете Online Check-in template в MrGG
Функцията Online Check-in е част от MrGG guest guide и Ви позволява да събирате предварително необходимата информация от гостите, като лични данни, данни за документ за самоличност, контактна информация и допълнителни полета.
Чрез този шаблон можете да зададете кои гости трябва да попълнят формата, дали се изисква копие на документ, какви типове документи се приемат, както и кои полета да се показват и кои да бъдат задължителни.
Това помага да автоматизирате регистрацията, да подготвите настаняването предварително и да отговаряте на местните изисквания за регистрация на гости. ( Планирана е интеграция с местната институция за автоматично подаване на данни за туристите )
Стъпки за създаване на Online Check-in template
1. Създайте нов шаблон
Отворете секцията Online Check-in в менюто на MrGG.
Натиснете бутона Add, за да създадете нов шаблон.
Ще се отвори прозорец Create Check-in Template.
Въведете следната информация:
• Template Name – име на шаблона
• Description – кратко описание на формата
След това натиснете Create Template, за да създадете шаблона.
2. Попълнете основната информация
След създаването на шаблона ще видите секцията Basic Information.
Тук можете да:
• редактирате Template Name
• добавите или промените Description
Например можете да използвате текст, който насочва гостите да попълнят формата преди пристигане. След като направите промените, натиснете Save.
3. Настройте General Settings
В секцията General Settings можете да определите кои гости трябва да попълнят check-in формата.
Полето Required Guests позволява да изберете:
• Main Guest Only – само основният гост
• All Adult Guests – всички пълнолетни гости
• All Guests (including children) – всички гости, включително деца
Тук можете също да зададете:
• Adult Legal Age – минималната възраст, която се счита за пълнолетна, например 18 години
Това е полезно, ако искате системата ясно да разграничава кои гости трябва задължително да попълнят формата.
4. Изискайте копие на документ
В секцията General Settings можете да активирате опцията:
• Require Document Copy
Когато тази опция е включена, от гостите ще се изисква да качат копие или снимка на документа си за самоличност по време на online check-in.
Това е подходящо, ако имате законово изискване да събирате документ за регистрация или ако искате допълнителна сигурност при настаняване.
5. Изберете приетите типове документи
В секцията Accepted Document Types можете да зададете какви документи ще приема формата.
Наличните опции включват:
• Passport (International) – паспорт
• ID Card (National) – лична карта
• Driving License – шофьорска книжка
За всеки тип документ можете да зададете от кои държави да бъде приеман:
• All Countries – всички държави
• EU (European Union) – само държави от Европейския съюз
• Individual Countries – избрани държави
Това ви позволява да прецизирате кои документи са валидни според вашите изисквания. След като направите настройките, натиснете Save.
6. Настройте Personal Details Fields
В секцията Personal Details Fields можете да изберете кои лични данни да се събират от гостите.
За всяко поле имате две опции:
• Show – дали полето да се показва
• Mandatory – дали полето да е задължително
Примерни полета, които можете да конфигурирате:
• First Name
• Last Name
• Middle Name
• Gender
• Date of Birth
• Place of Birth
• Nationality
Така можете да създадете форма, която събира точно необходимата за вас информация. След като направите промените, натиснете Save.
7. Настройте Documentation Fields
В секцията Documentation Fields можете да определите кои данни за документа да бъдат изисквани.
И тук за всяко поле можете да зададете:
• Show
• Mandatory
Примерни полета:
• Document Type
• Document Number
• Issuing Country
• Date of Issue
• Date of Expiry
• Visa Type
• Visa Number
• Visa Expiry Date
• Purpose of Visit
Това е полезно, ако имате нужда от по-подробна документация за гостите.
След като направите настройките, натиснете Save.
8. Настройте Contact Details Fields
В секцията Contact Details Fields можете да изберете кои контактни данни да се събират.
Примерни полета:
• Street Address
• City
• ZIP / Postal Code
• State / Province
• Country of Residence
• Email Address
• Phone Number
За всяко поле можете да зададете дали да се показва и дали да бъде задължително. Например имейлът и телефонът могат да бъдат задължителни, ако искате да поддържате директна комуникация с гостите.
След като направите настройките, натиснете Save.
9. Настройте Extra Information
В секцията Extra Information (Main guest only) можете да изберете допълнителни custom полета, които да се показват само за основния гост.
Примерни полета от резервацията могат да включват:
• линк към check-in
• информация за ключове
• паркомясто
• код за сейф
• други custom полета
И тук можете да изберете:
• Show
• Mandatory
Това е полезно, ако искате да събирате допълнителни данни, специфични за конкретен имот или процес на настаняване. След като направите настройките, натиснете Save.
10. Изберете имотите
В секцията Assigned Listings изберете за кои имоти ще се използва този online check-in template.
Можете да:
• добавите всички имоти
• добавите само избрани имоти
• премахнете имоти от шаблона
Така можете да използвате различни check-in шаблони за различни типове имоти или различни пазари.
📹 Гледайте видеото по-долу, за да видите целия процес стъпка по стъпка.
<YouTube video is coming>
Какво е добре да включите в Online Check-in
За да бъде формата полезна и ефективна, е препоръчително да включите:
• основните лични данни на гостите
• данни за документ за самоличност
• телефон и имейл
• изискване за документ, ако е необходимо
• възрастово ограничение за пълнолетие
• допълнителни custom полета според вашия процес
Добре конфигурираният Online Check-in помага да спестите време при настаняване и намалява нуждата от ръчно събиране на информация.
💡 Съвет
Ако имате законово изискване да регистрирате всички пълнолетни гости, изберете All Adult Guests, задайте Adult Legal Age според местните правила и активирайте Require Document Copy, когато е необходимо. Това ще направи процеса по-надежден и по-пълен.