Check-in online – Cómo completa el huésped su registro
Una vez confirmada la reserva, el huésped recibe un correo electrónico de Hostify con la información de su estancia y un enlace para el check-in online, que lo lleva a MrGG. El proceso solo toma unos minutos.
1. Recepción del correo electrónico con la reserva
El correo electrónico contiene:
número de reserva
dirección de la propiedad
fecha y hora de entrada (check-in)
fecha y hora de salida (check-out)
Y también un enlace para el check-in online. El huésped hace clic en el enlace para abrir la reserva en MrGG.
Para verificar el correo electrónico del cliente, hemos habilitado la verificación en dos pasos. También existe la opción de iniciar sesión con Gmail.
2. Apertura de la reserva
Después de iniciar sesión correctamente en MrGG, se abre el enlace con las reservas actuales y pasadas.
Aquí se muestra:
foto de la propiedad
nombre de la propiedad
ubicación
fechas de la estancia
Al pulsar el botón “Check-in” en una reserva futura, se abre el menú con la información disponible:
Check-in
Directions (cómo llegar a la propiedad)
How to get in (instrucciones de acceso)
Wi-Fi
House manual
Extra services
Area guide
Check-out
Report damage (todavía no está implementado)
Emergency instructions
El huésped debe comenzar obligatoriamente con el proceso de Check-in. Algunas secciones no estarán activas hasta que se complete este proceso.
Selección de la hora de llegada
3. Añadir huéspedes
El siguiente paso muestra la lista de huéspedes. El huésped principal aparece marcado como: Main guest.
Si hay más huéspedes, se puede:
añadir sus datos manualmente
oenviarles un enlace para que completen su información por sí mismos.
4. Añadir un documento de identidad
Se puede añadir un documento de identidad para cada huésped.
El huésped puede subir un documento o elegir uno ya existente si lo ha utilizado antes.
Scan – escanear con la cámara
Upload – subir una imagen
5. Selección del tipo de documento
El huésped debe elegir entre los tipos de documento permitidos en Hostify:
Documento de identidad
Licencia de conducir
Pasaporte
Tenemos una integración con un software externo que lee automáticamente el documento y completa los datos en MrGG.
6. Escaneo del documento
El huésped sigue las instrucciones en la pantalla y el sistema extrae automáticamente la información del documento.
7. Verificación de los datos personales
Después del escaneo, se mostrarán los datos extraídos:
nombre
apellido
fecha de nacimiento
género
número del documento
fecha de validez
país de emisión
La información se muestra en pantalla. Si hay alguna discrepancia, el huésped puede corregirla manualmente.
8. Completar la información de contacto
El huésped principal debe completar:
correo electrónico
número de teléfono
Si en Hostify se ha añadido un campo obligatorio, por ejemplo para el número de matrícula del coche u otra información, también deberá completarse en este paso.
9. Revisión y firma del contrato de alquiler
El siguiente paso es el Rental Agreement en el idioma correspondiente. Si no hay una traducción disponible, se mostrará en inglés, que es el idioma predeterminado.
Debe ser firmado por el huésped.
La firma del anfitrión ya está previamente configurada en los ajustes de la plantilla correspondiente en MrGG.
10. Depósito
Para completar el proceso de check-in, puede requerirse el pago de un depósito mediante el método de pago configurado en la plantilla de depósito correspondiente.
Después de un pago exitoso, el proceso de Check-in ya puede finalizarse.
11. Check-in exitoso
Aparecerá el siguiente mensaje:
You successfully checked in
Si hay otros huéspedes en la reserva, ellos también pueden necesitar completar su propio check-in, dependiendo de la configuración en MrGG.
16. Acceso completo a la reserva
Después de un check-in exitoso, el huésped tendrá acceso al Dashboard, donde podrá encontrar:
instrucciones de acceso a la propiedad
información de Wi-Fi
guía de la propiedad
recomendaciones de restaurantes, museos y otros lugares cercanos
servicios adicionales (Upsells)
contacto con el anfitrión (todavía no está implementado)
17. Extra services (Upsells)
En esta sección, los huéspedes pueden explorar servicios adicionales ofrecidos durante su estancia. Estos pueden incluir servicios como recargas adicionales de café y té, desayuno, flores, sorpresas especiales para una ocasión u otras comodidades.
El huésped puede enviar fácilmente una solicitud para el servicio seleccionado directamente a través de MrGG. La solicitud se envía al anfitrión, quien puede confirmarla y organizar el servicio antes o durante la estancia del huésped.
Esta función permite mejorar la experiencia de los huéspedes y al mismo tiempo generar ingresos adicionales para la propiedad.
18. Conexión Wi-Fi
En la sección Wi-Fi, los huéspedes pueden encontrar rápidamente la información necesaria para conectarse a internet en la propiedad.
Aquí se muestran el nombre de la red (SSID) y la contraseña de acceso. Para mayor comodidad, los huéspedes pueden usar el botón Copy, que copia la contraseña directamente en su dispositivo para pegarla fácilmente al conectarse a la red.
Esta información se configura previamente por el anfitrión en Hostify y se muestra automáticamente en MrGG a los huéspedes durante su estancia.
19. Reglas de la propiedad
En la sección House Manual, los huéspedes pueden consultar las reglas y la información principal de la propiedad. Estas reglas se configuran previamente por el anfitrión en Hostify y se muestran automáticamente a los huéspedes en MrGG.
Aquí los huéspedes pueden ver reglas importantes, como por ejemplo si se permite fumar, mascotas, eventos o niños, así como información básica de la propiedad: número de habitaciones, camas y capacidad máxima de alojamiento.
Esta información ayuda a los huéspedes a comprender las normas de la propiedad y a disfrutar de una estancia más cómoda y sin inconvenientes.
20. Area guide
Esta es la sección con restaurantes recomendados, lugares, atracciones, museos y más. Todos incluyen enlaces de Google Maps.
21. Emergency instructions
La sección Emergency Instructions proporciona información importante sobre qué hacer en situaciones de emergencia durante la estancia de los huéspedes.
Aquí se pueden indicar teléfonos básicos de emergencia, así como información útil para encontrar los hospitales, centros médicos u otros servicios de emergencia más cercanos.
Los huéspedes pueden contactar rápidamente con los servicios de emergencia o utilizar una aplicación de navegación para encontrar el centro médico más cercano.
El anfitrión también puede añadir contactos o instrucciones adicionales específicas de la propiedad o de la zona, para ayudar a los huéspedes a reaccionar de forma rápida y segura cuando sea necesario.
22. How to get in
Esta sección muestra al huésped la información de acceso a la propiedad. Aquí puede ver el tipo de check-in, el código PIN para abrir la puerta y las instrucciones detalladas para encontrar la entrada del edificio y acceder al apartamento.
En la página How to get in, el huésped ve:
tipo de check-in
código PIN de la puerta (si hay teclado/keypad)
instrucciones de acceso al edificio
instrucciones para recoger las llaves (si hay key safe)
fotos que ayudan al huésped a identificar la entrada
Esta información ayuda al huésped a encontrar la propiedad y entrar sin necesidad de reunirse con el anfitrión.
También pueden mostrarse fotos de orientación, si han sido proporcionadas en Hostify. Estas imágenes ayudan al huésped a reconocer más fácilmente la entrada correcta.
Acceso restringido a la información
El huésped verá un mensaje indicando que la información se desbloqueará 24 horas antes del check-in.
Una vez transcurrido ese período, la sección How to get in pasa a estar disponible.
Aquí podrán verse los códigos de lockbox o de smart locks. Los códigos aparecerán 24 horas antes de la llegada.
23. Report damage
Los huéspedes pueden informar fácilmente sobre un daño directamente a través de MrGG. Pueden añadir una descripción del problema y, si lo desean, subir una foto.
El reporte enviado se envía automáticamente a la bandeja de entrada del anfitrión en Hostify, lo que permite una respuesta rápida y una gestión más sencilla del mantenimiento de la propiedad.
24. Directions
La sección Directions en MrGG muestra la ubicación exacta de la propiedad en un mapa, para que los huéspedes puedan encontrar fácilmente la dirección de su reserva.
Los huéspedes pueden ver el mapa directamente en MrGG y pulsar el botón Open in maps, que abre automáticamente la navegación en su dispositivo (Google Maps u otra aplicación de navegación).
Debajo del mapa se muestran los principales datos de la dirección de la propiedad, incluyendo:
país
ciudad
dirección exactа
Esto permite a los huéspedes obtener rápidamente una navegación cómoda hasta el lugar de alojamiento.
25. Check-out
La sección Check-out en MrGG permite a los huéspedes completar fácilmente el proceso de salida de la propiedad.
Los huéspedes pueden indicar la hora de su salida y seguir una breve lista de tareas que deben completarse antes de irse, como por ejemplo devolver las llaves a la caja o apagar los aparatos eléctricos.
Una vez completados todos los pasos, el huésped confirma la salida mediante el botón Check out, lo que informa al anfitrión de que la estancia ha terminado.
Esto ayuda al anfitrión a organizar más fácilmente la limpieza y la preparación de la propiedad para los siguientes huéspedes